El ciclo de vida de la gestión de procesos.

El diseño y la ejecución adecuada de procesos pueden lograr que una organización supere tanto en calidad como en eficiencia a otra organización que ofrece los mismos productos o servicios. Este hecho ha despertado la necesidad buscar un modelo de gestión que optimice las actividades.

El modelo de gestión basado en procesos considera a la organización como un sistema de procesos que se relacionan entre sí, y busca optimizar los procesos clave al máximo.

De acuerdo a Dumas, La Rosa, Mendling y Reijers, todo proceso pasa por un ciclo de vida de gestión continuo. Una vez planteado un problema de negocio, se inicia una fase de identificación de los procesos para delimitar el alcance y su relación con otros. El resultado es la arquitectura del proceso analizado. Es crucial definir las métricas de rendimiento de cada proceso (las cuales son típicamente asociadas al costo, la calidad, la flexibilidad y el tiempo) de modo que la organización pueda canalizar correctamente sus esfuerzos de mejora.

Una vez identificados los procesos y sus métricas, comienza la fase de descubrimiento, mediante la cual se busca entender el proceso de negocio a detalle, y se obtiene como resultado modelos de negocio que muestran cómo se realiza el trabajo actualmente. Luego viene la fase de análisis del proceso, donde se identifican, documentan y priorizan los problemas encontrados en función al impacto y esfuerzo de resolución.

La siguiente fase es la de rediseño de proceso, la cual tiene por objetivo identificar cambios en el proceso que permitan a la organización cumplir con sus objetivos de desempeño. En la fase de implementación se ejecutan los cambios, para luego pasar a la fase de seguimiento de procesos y determinar qué tan bien están funcionando los procesos con respecto al comportamiento previsto Si se encuentran desviaciones, se realizan las acciones correctivas. En este proceso, pueden surgir problemas nuevos; de ser así, se iniciaría el ciclo nuevamente, y se repetiría de manera continua.