Kanban, catalizador de la Transformación Digital.

Hay dos términos que ya son totalmente habituales en cualquier organización, por un lado, la Transformación Digital que podemos definir como el uso de los recursos que posee una organización para adaptarse a la era digital. Y, por otro lado, Business Agility o Agilidad Empresarial, que sería la habilidad organizacional para cambiar, aprender y pivotar su estrategia de negocio con el fin de poder entregar rápidamente y prosperar en un mercado altamente competitivo.

Hace apenas un año la mayoría de las organizaciones tenían claro que, si no habían comenzado ya, tenían que iniciar cuanto antes el proceso de Transformación Digital para sobrevivir en el nuevo contexto hacia el que el resto del mundo ya llevaba un tiempo evolucionando. Pero la pandemia de la COVID19 ha tenido un efecto colateral muy importante que afecta de lleno a nivel global a todas las organizaciones, con independencia de su tamaño o sector.  Ha provocado que se acelere de forma exponencial este proceso de cambio de paradigma que había comenzado hace unos años. En apenas unos meses se ha materializado gran cantidad de cambios que, a principios de 2020, se estimaba que hubiesen necesitado al menos diez años o más para convertirse en una realidad. En menos de un año el mundo ha cambiado radicalmente. La globalización, el trabajo del conocimiento, los cada vez más frecuentes cambios tecnológicos, el uso masivo de internet, la aparición de nuevos negocios digitales totalmente disruptivos, exigen adaptabilidad y cambios rápidos en todos los parámetros del negocio.

Este proceso de Transformación Digital del negocio implica un cambio radical de mentalidad. No sólo consiste en emplear nuevas tecnologías, también implica transformar a las personas y definir un nuevo modelo de negocio que permita a la organización evolucionar, adaptarse continuamente y crecer en un entorno de alta competencia, a un ritmo mucho más rápido, donde todo se digitaliza y en el que claramente el cliente es el “nuevo jefe”. Sólo las organizaciones con alta agilidad podrán cambiar las prioridades rápidamente sin perder impulso.

Para lograr este objetivo, las organizaciones necesitan incorporar en su día a día nuevos métodos y herramientas que les permita poner el foco en la entrega, eliminar aquello que no aporta valor, para hacer de la adaptabilidad y el rendimiento una ventaja competitiva. Y una técnica que reúne estas características es Kanban.

Kanban se ha popularizado por los tableros visuales. Quien más o quien menos ha visto o, incluso, ha empleado ya este tipo de tableros. Pero un sistema Kanban es mucho más que el simple uso de tableros por parte de los equipos. Mediante un sistema Kanban podemos llegar a gestionar el flujo de valor de una organización, bien de manera completa extremo a extremo, o bien poniendo el foco en alguna de las etapas de este flujo de valor de manera mucho más detalla.

Con Kanban vamos a visualizar y gestionar activamente el flujo de trabajo y a establecer los límites de trabajo en proceso (WIP), con lo que podremos medir el rendimiento y mejorar continuamente nuestro proceso. Esta gestión cercana del flujo del proceso nos permite detectar oportunidades de mejora (ineficiencias del proceso, cuellos de botella, bloqueos, etc.) que, de otra manera, seguramente nos pasarían desapercibidas.

Y todo esto no sólo es aplicable al nivel más operativo de los equipos, sino que una las ventajas de Kanban es que es perfectamente aplicable y escalable en todos los niveles de la organización, desde el nivel de equipo, pasando por los niveles de gestión de productos, proyectos o programas hasta llegar al nivel estratégico. Esta escalabilidad de Kanban permite la visualización y gestión del estado de los múltiples proyectos e iniciativas que esté llevando a cabo la organización. La aplicación de los principios Kanban a nivel organizacional va a facilitar una entrega más rápida de productos y soluciones, así como el desarrollo de nuevas capacidades del negocio que permitan la continua adaptación del flujo de valor a las cambiantes condiciones del contexto.

Y otra ventaja importante de Kanban es que no es un sistema excluyente, todo lo contrario. Se puede integrar fácilmente con otros marcos o modelos que se estén empleando en la organización y, de esta forma, aprovechar las mejoras derivadas de la sinergia entre ellos. Por ejemplo, un uso muy habitual de Kanban es como complemento dentro de los equipos de Scrum.  Los principios y las prácticas de Kanban también son compatibles con los de Design Thinking pudiendo resultar de gran ayuda como soporte en determinadas fases de esta metodología.  Kanban también puede resultar útil para monitorear el seguimiento del éxito de los OKRs (Objective and Key Results). O incluso podemos emplear Kanban en los niveles estratégicos de la organización, convirtiéndose en un perfecto aliado en el despliegue y adopción del Lean Portfolio Management con el que la organización va a poder gestionar y tomar decisiones de forma ágil respecto a la creación de productos o soluciones para clientes externos o el desarrollo nuevas capacidades internas.

Por todo esto, Kanban puede ser el catalizador que ayude a tu organización a llevar a cabo el proceso de Transformación Digital.