La nueva ISO 21502

La nueva ISO 21502, acorde con la tendencia actual en la gestión, ha traído consigo una serie de enfoques y elementos orientados a potenciar el valor de una disciplina reconocida y útil en los diferentes escenarios empresariales y muy necesaria hoy en día, en una coyuntura sumamente difícil, en la que las organizaciones luchan incansablemente por mantenerse a flote en un constante vaivén de olas, no solo de contagios sino de desafíos y problemas derivados de la pandemia. Lo que hace necesario, aplicar frameworks, estándares y metodologías sólidas, bien dirigidas y claramente enfocadas a facilitar y, en buena cuenta, a potenciar y ayudar a que la organización pueda alcanzar sus objetivos. Tarea difícil, por lo complicado del escenario.

La ISO 21502:2020 reemplaza a la ISO 21500:2012 respecto a su enfoque como estándar o guía de alto nivel para la gestión de proyectos. No obstante, tal como lo ha comunicado la Organización Internacional de Estandarización (ISO), una nueva edición de la ISO 21500 será publicada en marzo del presente año, y todo parece indicar que estará orientado hacia la estandarización de conceptos y la definición del contexto, vinculando proyectos, programas y portafolios desde una perspectiva estratégica. Ya veremos que es lo que contendrá al final, no obstante, será un estándar general, similar, aunque no igual, a los estándares ISO 9000 o ISO 27000 por dar algunos ejemplos.

A continuación, se describen con una breve reseña las principales novedades de la ISO 21502:

• Énfasis en el propósito del proyecto para generar los resultados, productos o servicios previstos; pero, sobre todo en la forma cómo los proyectos pueden –o deben- ser capaces de generar resultados orientados a incorporar cambios y mejoras que facilitan la realización de los beneficios de la organización.
• Definición del Contexto Organizacional, que en el marco de la ISO 21502 se define, con independencia del entorno en el que se desarrollan los proyectos, como una serie de factores situacionales tanto internos como externos a la organización que, en conjunto con los objetivos y estrategias definidas por la organización, pueden afectar el desempeño, la creación de valor y el éxito de un proyecto, en términos de la realización de los beneficios esperados por la organización.
• Definición del entorno, que en general, se identifica como el ambiente conformado por un conjunto de características inherentes a la organización en el que se va a desarrollar un proyecto, y que puede clasificarse como: entorno externo, entorno organizacional y entorno de gobierno organizacional establece las bases para la formalización de un entorno de proyecto o de gestión de proyectos, que sirva para implementar, mantener y mejorar la gestión de proyectos en una organización.
• Enfoque en el Ciclo de Vida del Proyecto haciendo énfasis que su composición debería contener diversas fases y puntos de decisión o puertas (gates) entre las fases. La composición final del ciclo de vida del proyecto, se define por la necesidad de un proyecto, influenciada por su entorno y el contexto.
• Desarrollar un enfoque tangible respecto a la participación de roles, responsabilidades y competencias, con lo cual se hacen visibles las responsabilidades, por ejemplo, de la Organización Patrocinadora y el Patrocinador del Proyecto cuyas actividades principales se enfocan en la Supervisión (overseeing) y Dirección (directing) del proyecto, como parte de las prácticas integradas de gestión de proyectos, de las que comentamos más adelante.
• Respecto a las competencias, se mantiene el enfoque de desarrollar competencias en el ámbito: técnico, es decir, de gestión de proyectos; en el ámbito del comportamiento, referido a las relaciones personales (aunque no es claro, aquí podríamos hablar de la necesidad de desarrollar habilidades blandas y liderazgo); y en el ámbito de negocio y otros en el ámbito organizativo y externo (antes llamadas competencias contextuales en la ISO 21500)
• Se hace énfasis además en el hecho que se debe valorar las competencias requeridas versus las disponibles, para que, de acuerdo a las brechas identificadas, se puedan abordar acciones de mejora continua en ese ámbito.
• Dentro del enfoque de las 8 prácticas integradas de gestión de proyectos considerada como prácticas esenciales, se han incorporado también las actividades previas al proyecto (Pre-proyecto como se define en Prince2® o Anteproyecto como se define en la guía del PMBOK® del PMI®) y actividades posteriores al proyecto (Post-proyecto como se definen también en otros frameworks de gestión de proyectos) Esto refuerza la importancia del enfoque de gestión de proyectos con los factores de la organización que definen la necesidad y la justificación de un proyecto (que debe plasmarse claramente en un Business Case). Otras prácticas que conforman este conjunto hacen referencia al: inicio, supervisión, dirección y control de un proyecto, así como a la gestión de la entrega y al cierre de un proyecto.
• Incorporación de 17 prácticas de gestión para un proyecto, que en concreto es una variante de lo que en la ISO 21500 se conocían como “materias”, y que en su lista mantiene a varias de las materias, hoy prácticas, habituales en la gestión de proyectos como: planificación, alcance, cronograma, costos, calidad, etc. Y por otro lado las prácticas que se han incorporado como: la gestión de beneficios, la gestión del cambio organizacional y social, los informes, la gestión de información y documentación, control de cambios, gestión de problemas y lecciones aprendidas.

Luego de la revisión de los cambios, podemos concluir que la ISO 21502 rompe con algunos paradigmas y prácticas, hasta hace poco habituales en la gestión de proyectos, siendo uno de los principales cambios, lo referente al enfoque de gestión proyectos basado en procesos, al que se reemplaza por un enfoque basado en prácticas. Este enfoque que algunos otros marcos, en sus actualizaciones, han venido usando como parte de una nueva dinámica que permite a las organizaciones ser más heterogéneas en cuanto a la definición, estructura o composición de sus procesos según su necesidad; sobre la base de pautas, patrones o modelos. En el caso de la ISO 21502 como parte de las novedades que trae, este enfoque basado en prácticas se define en 2 grandes grupos: prácticas integradas de gestión de proyectos: prácticas esenciales e ineludibles y prácticas de gestión para un proyecto: prácticas de uso independiente que de acuerdo a la necesidad pueden aplicarse. Finalmente, aunque algunos pueden echar en falta mayores precisiones o algunas luces en determinados puntos como el de las competencias o sobre la forma en que se deben abordar los enfoques de entrega, el estándar se adecúa plenamente a las necesidades actuales, proporcionando un marco de referencia más sólido para la definición de un marco adecuado con el contexto y el entorno organizacional para el logro de los objetivos del proyecto y de la organización.

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